Meine besten Tipps für die Suche nach der richtige Hochzeitslocation.
Ich sag es gleich zu Beginn, dies soll nicht der ultimative Guide zur Locationsuche für die Hochzeit werden. Vielmehr möchte ich euch einen Einblick in meine ganz persönlichen Erfahrungen geben, die ich über die vergangenen Jahre als Hochzeitsfotograf sammeln durfte.
Denn als Hochzeitsfotograf ist man auf Hochzeiten sowohl Dienstleister als auch Hochzeitsgast. Zudem ist man auch noch nach der Hochzeit mit den Brautpaaren in Kontakt. Und sie teilen ihre eigenen Erfahrungen ebenfalls mit mir. Drei Perspektiven quasi, die meine Erfahrungen in den Jahren geschult haben.
Doch bevor ihr euch überhaupt auf die Suche macht, solltet ihr euch auch darüber im Klaren sein, wie genau ihr heiraten möchtet.
Soll es eine standesamtliche Trauung sein, eine kirchliche / freie Trauung oder sogar beides an einem Tag? Möchtet ihr in eurer Heimat heiraten oder in einer anderen Stadt? Soll es die Trauung unter freiem Himmel im Grünen sein, eine kleine Feier in einer romantischen Kapelle, die coole Hochzeit in einer modernen Location mit Blick über die ganze Stadt oder lieber eine ganz traditionelle Trauung in einer opulenten Kirche?
Viele Städte arbeiten mit verschiedenen Hochzeitslocations zusammen, so dass ihr auch standesamtlich in einer Hochzeitslocation heiraten könnt.
Sprich, der Standesbeamte kommt zu euch und eurer Wunschlocation gefahren. Achtung: Den Aufpreis für diese Leistung einrechnen.
Bei einer freien Trauzeremonie im Freien sollte die Hochzeitslocation diese Möglichkeit natürlich anbieten, und ein Plan B für plötzliche Wetterkapriolen, also eine überdachte Lösung, sollte auch dabei sein.
Wichtig ist natürlich auch, dass die Hochzeitlocation zu euren persönlichen Wünschen und Vorstellungen passt.
Und habt ihr etwas euren Wünschen entsprechend gefunden, muss diese natürlich auch in euer Hochzeitsbudget passen.
Kleiner Tipp vorab als Ehemann:
Plant immer 10-15% Budget mehr ein, denn auch meine Frau und ich haben uns bei unserer Hochzeit verkalkuliert.
Kommen wir zur Präzisierung eurer Wünsche und Vorstellungen für eure perfekte Hochzeitslocation:
1. Was ist euer Stil?
Dieser Punkt sollte ganz am Anfang eurer Planung stehen. Gemeinsam solltet ihr entscheiden was euch gefällt und was zu euch passt.
Denn Hochzeitstile gibt es wirklich viele!
Zum Beispiel:
Romantisch: Schloss, Herrenhaus, Landhaus, Burg
Stylisch: Design-Hotel, Industrie, Lounge
Ländlich: Rustikale Scheune, Gutshof, Landgasthof, Almhütte oder Weingut
Natürlich: Schlosspark, Garten, Wiese
Maritim: Am Meer, am Strand, am See, auf einem Schiff
2. Anzahl der Hochzeitsgäste
Bevor ihr euch überhaupt auf die Suche macht, solltet ihr euch über die ungefähre Gästeanzahl bewusst sein.
Eine sehr große Räumlichkeit wird bei zu wenigen Gästen sehr leer wirken, was sich meist auch auf die Stimmung auswirkt.
In den meisten Locations wird im selben Raum gegessen und die Hochzeitsfeier veranstaltet. Dies hat sehr viele Vorteile.
Je nach Möglichkeiten oder Vorlieben kann man natürlich auch zwei getrennte Bereiche/Räumlichkeiten nutzen. Doch Achtung vor zu vielen Räumen. Ist die Gesellschaft zu sehr aufgeteilt, verlieren sich oft nicht nur die Gäste, sondern auch die Stimmung.
Und worüber ihr euch im Klaren sein solltet ist das in der Regel 10-15% der Gäste absagen werden. Nicht unwichtig, denn jeder Gast kostet nunmal Geld. Geld, das ihr euch in Form von Leergeld sparen könnt.
3. Der richtige Zeitpunkt für Eure Suche
Wenn ihr ein bestimmtes Datum im Sinn habt, an dem ihr unbedingt heiraten möchtet, dann solltet ihr euch so schnell wie möglich mit den Locations in Verbindung setzen. Ein bis eineinhalb Jahre im Voraus wäre da meine Empfehlung. Das gilt auch für die guten Dienstleister, denn diese sind innerhalb der Hochsaison sehr gefragt und im Schnitt ein Jahr, teilweise sogar knapp zwei Jahre, im Voraus ausgebucht.
Natürlich habt ihr außerhalb der Hochsaison eine größere Auswahl an Hochzeitslocations sowie Dienstleistern. Es macht durchaus Sinn mal nach Freitagen zu schauen und außerhalb der Hochsaison – hier lässt sich einiges des Budgets sparen. Eventuell wird auch die absolute Traumlocation plötzlich möglich.
4. Hochzeitsbudget
Das Hochzeitsbudget ist ein sehr wichtiger und zu gleich persönlicher Punkt. Und er spielt bei der Wahl eurer Hochzeitslocation die tragende Rolle. Zusammen solltet ihr vorab euer Budget festlegen, sowohl für die Location als auch für die Dienstleister.
Kleiner Spartipp: Nicht immer ist es die günstigste Variante, wenn alles über die Location läuft. Ein Blick auf eine Alternative lohnt sich. Vielleicht lasst ihr einen günstigeren Caterer kommen oder bucht das Mobiliar über eine andere Firma.
5. Ort der Location
Falls sich eure Location in der Innenstadt oder an einem zentralen Ort befindet, dann solltet ihr unbedingt auf öffentliche Veranstaltungen sowie die Verkehrslage achten. Manche Locations veranstalten eigene Events, die mit eurem Wunschtermin kollidieren könnten.
In eher ländlichen Gebieten wäre es von Vorteil für euch und eure Gästen sich um Übernachtungsmöglichkeiten zu kümmern oder um Fahrdienste.
Auch die Entfernung unter den Locations wie z.b von der Kirche zur Feierlocation sollte nicht all zu groß sein. Diese Fahrten können sich negativ auf die Stimmung und den reibungslosen Ablauf niederschlagen.
6. Versteckte Kosten
Neben den Pauschalen können Locations einige Punkte zusätzlich berechnen. Hierzu gehören :
-Nachtzuschlag für Location und Personal
-Nutzung von vorhandenem Inventar und der Dekoration
-Das Dekorieren der Location
-Reinigung
-Korkgeld
-Reinigung der Stuhlhussen
-Tellergeld für die Hochzeitstorte
7. Personal – Eventmanagement
Dienstleister mit gut geschultem Personal und Erfahrung werden euch immer einen guten Service bieten können.
Ihr werdet schnell ein Bauchgefühl dafür bekommen, ob euch das Eventmanagement zusagt oder nicht. Und hört unbedingt auf dieses Bauchgefühl! Sprecht es an bzw. schaut euch im Notfall lieber nach einer anderen Location um!
Denn ein schlechtes Management kann die Feier mehr als nur negativ beeinflussen.
8. Musiklautstärke
Informiert euch vorab ob es eine Lautstärkenregelung gibt und wie diese festgelegt ist. Diese sollte unbedingt zu eurer Party passen oder zumindest so früh wie möglich in die Planung mit einbezogen werden.
Auf einer freien Trauung habe ich erlebt, dass es nicht gestattet war Lautsprecher auf die Terrasse zu stellen, da sich die Location in einem Naturschutzgebiet befand. Da dort die freie Trauung stattfand, musste daraufhin extrem improvisiert werden, da diese Information auch erst wenige Stunden vor der Trauung gegeben wurde.
9. Catering
Locations haben meist ihre eigene Küche oder eine Auswahl von Caterern mit denen sie zusammenarbeiten. Vereinbart unbedingt ein Probeessen.
Eine Getränkeflatrate ist meist das Gängigste und kann euch viel Bares sparen. Doch solltet ihr euch auflisten lassen welche Getränke enthalten sind. Gerade bei Sommerhochzeiten sollte der Caterer auch für ausreichend Vorrat sorgen.
10. Parkplätze
Bei Platzmangel solltet ihr eure Gäste informieren und Alternativen vorschlagen.
11. Plan B bei schlechtem Wetter
Bei Trauungen im Freien solltet ihr Alternativen mit eurer Location besprechen. Einen Plan B im Ärmel zu haben, selbst wenn er nicht genutzt werden muss, entspannt alle Beteiligten.
Hier habe ich einige Hochzeitslocations in Köln & NRW für Euch aufgelistet.